|
Rob Peters - Business Intelligence Consultant |
|
Een BI omgeving bevat bedrijfsinformatie en medewerkers gebruiken die informatie bij het uitoefenen van hun werkzaamheden. Medewerkers interpreteren die informatie op hun eigen manier. De informatie in de BI omgeving zal bewust of onbewust worden vergeleken met informatie die uit andere systemen wordt gehaald. Vaak zijn die andere systemen een databron voor de BI omgeving. Als tijdens de vergelijking verschillen worden geconstateerd, dan ontstaat er twijfel over de betrouwbaarheid van de BI omgeving. Immers, die andere systemen vormen de bron en zijn waar. Echter, in de BI omgeving zijn gegevens in bewerkte vorm opgenomen. Is die bewerking wel volledig begrepen door de gebruiker en is zijn interpretatie van de informatie correct?
Een voorbeeld – In een BI omgeving is de waarde van de voorraad een belangrijk informatie onderwerp. Deze voorraadwaarde wordt in allerlei prestatie indicatoren gebruikt. Bijvoorbeeld oploopsnelheid is omzet / voorraadwaarde, of gemiddelde voorraadtermijn is voorraadwaarde / inkoop materiaal x 12 (in maanden). De voorraadwaarde kan op verschillende manieren worden bepaald. Men kan de voorraadwaarde bepalen door totale voorraadaantallen te vermenigvuldigen met de laatste, de gemiddelde of de gewogen inkoopprijs. De prijs kan worden gedevalueerd naarmate de voorraad ouder is. Zo zijn er nog meer factoren die kunnen worden meegenomen in de bepaling van de voorraadwaarde. Soms worden alternatieve berekeningen naast elkaar gebruikt. Zo kan men een lot zonder inkoopprijs negeren of meenemen met de inkoopprijs van een ander lot van hetzelfde artikel. Het is duidelijk dat, welke definitie van voorraadwaarde ook wordt gebruikt, er grote kans op verwarring bestaat. De kans op verwarring wordt groter naarmate er meer factoren worden meegenomen, of meer alternatieve berekeningen door elkaar worden gemaakt.
Hoe kan verwarring over de informatie in een BI omgeving worden voorkomen? Men kan de definitie nauwkeurig beschrijven en ter beschikking stellen van de gebruikers van de BI omgeving. Een lastig punt is dan hoe je die definities ter beschikking stelt. Er zijn verschillende mogelijkheden maar de gebruiker moet wel genegen zijn die definitie beschrijving tot zich te nemen. Hoe motiveer je een gebruiker tot het lezen van de ‘handleiding’? De ervaring leert dat handleidingen slecht gelezen worden. Vooral als de gebruiker wel denkt te weten hoe het werkt, of in dit geval: hoe het gedefinieerd is. Een alternatief is de medewerker krijgt geen ruimte voor verwarring. Verwarring ontstaat, bijvoorbeeld, wanneer een medewerker informatie uit de BI omgeving krijgt, daar vragen bij heeft, en die verder gaat onderzoeken met data direct in de bronsystemen. Die medewerker moet precies begrijpen wat de achterliggende definities in de BI omgeving zijn, om de koppeling terug naar het bronsysteem te kunnen maken. Dat is lastig. En het is onnodig. Richt de BI omgeving zo in dat de medewerker daar voldoende aan heeft. Zodat verdiepend onderzoek in de BI omgeving kan plaatsvinden met informatie die op ieder niveau hetzelfde is gedefinieerd.
Dit betekent ook strak sturen. De medewerker krijgt goed gedefinieerde en goed geteste informatie. De medewerker krijgt alleen die informatie die nodig is voor de uitvoering van zijn (sturende) taken. Dit is een beperkte informatieset. De informatie kan in de vorm van een aantal standaard rapporten zijn. De medewerker gaat de informatie en de rapporten niet testen, maar vertrouwt op de correctheid. De correctheid is onderbouwd door testrapporten en beschikbare definities. De tests zijn uitgevoerd en gerapporteerd door testspecialisten. De definities zijn bepaald door het management.
Zie ook: |
|
Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl |
|
Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl |