Rob Peters - Business Intelligence Consultant

De informatie in een real-time BI omgeving is altijd up-to-date. Een verandering van de data in het bronsysteem, waarop de informatie in de BI omgeving is gebaseerd, wordt op hetzelfde moment op dezelfde wijze doorgevoerd in de BI omgeving. Bijvoorbeeld, een inkooporder wordt ingevoerd in een logistiek systeem en op hetzelfde moment is de inkooporder te zien in de BI omgeving. Dat is handig want dan zie in je rapporten precies wat zich in de werkelijkheid afspeelt, en kun je snel reageren op veranderingen. Je kunt de BI omgeving zo inrichten dat je meteen een boodschap (email, sms) ontvangt wanneer zich een relevante verandering voordoet. Relevantie is het sleutelwoord voor real-time BI: Wanneer is het relevant?

 

Het gaat om de vraag hoe actueel de informatie moet zijn. Is een maand oud acceptabel of mag de informatie niet ouder dan 5 minuten zijn? Dit hangt uiteraard af van de beoogde toepassing. BI zet data om in informatie, zodat de beslissingen kunnen worden gebaseerd op informatie in plaats van onderbuikgevoel. Het gaat dus om de relatie tussen actualiteit en het nemen van beslissingen. Een eenvoudige regel voor het bepalen van de benodigde actualiteit van informatie is de termijn waarop de beslissing betrekking heeft. Een beslissing die betrekking heeft op de activiteiten van het komend uur heeft actuelere informatie nodig dan een strategische beslissing. Lange termijn strategieën worden niet gebaseerd op informatie die iedere seconde verandert, maar juist op informatie die over een langere periode weinig verandert. Voor strategische beslissingen mag de informatie een maand oud zijn. Voor operationele beslissingen ligt dat anders. Voor het nemen van een operationele beslissing mag de informatie geen maand oud zijn, maar een dag is meestal actueel genoeg. Zo worden inkoopbeslissingen meestal genomen op basis van verwerkingen – van inkoop, voorraad, productie en verkoop gegevens – die in de nacht plaatsvinden. Dat is nog geen real-time. Real-time informatie wordt belangrijk wanneer BI wordt ingezet voor bijvoorbeeld klantenservice. De medewerker klantenservice ziet dan per klant actuele orderinformatie in combinatie met statistieken over koop- en betaalgedrag, alles gevoed vanuit de BI omgeving. Uiteindelijk gaat het om een beperkt aantal operationele toepassingen waarvoor real-time BI relevant is.

 

Naast de noodzaak voor actualiteit is er nog een tweede punt dat de invoering van real-time BI bepaalt: de kosten. Als de kosten hoog zijn dan is het zinvol real-time BI te beperken tot de informatie die operationele toepassingen, waarvoor real-time noodzakelijk is, ondersteunt. Wanneer de kosten laag zijn dan kan men ervoor kiezen de gehele BI omgeving real-time te maken. Dan is het wel van belang de informatie die strategische beslissingen ondersteunt zo te definiëren dat real-time fluctuaties er geen invloed op hebben.

 

Real-time BI is noodzakelijk voor slechts een beperkt aantal toepassingen. De realisatiekosten bepalen uiteindelijk of real-time BI breed wordt ingevoerd.

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl