Rob Peters - Business Intelligence Consultant

Een BI omgeving geeft medewerkers toegang tot bedrijfsdata. Het stelt hen in staat rapporten te maken en analyses uit te voeren. Dat wil niet zeggen dat medewerkers ook begrijpen wat die bedrijfsdata betekenen of hoe ze tot stand zijn gekomen. Dit leidt tot verwarring over cijfers of tot het afwijzen van de BI omgeving.

 

Geen enkele medewerker heeft overzicht over de bedrijfsdata. Een medewerker is slechts bekend met de subset van bedrijfsdata die hij in zijn dagelijkse werkzaamheden tegenkomt. Dit zijn de bedrijfsdata in de door hem gebruikte applicaties. Bijvoorbeeld, iemand van de verkoopafdeling is vertrouwd met de data in het verkoopordersysteem. Die persoon begrijpt het verkoopproces en kan de bijbehorende data interpreteren. Ook de definities die de afdeling hanteert zijn aan die persoon bekend. Zo kent iedere afdeling een andere subset van de bedrijfsdata met bijbehorende definities. Verschillende subsets van de bedrijfsdata bevatten vaak vergelijkbare data met eenzelfde naam. Zo hebben de productieafdeling en de verkoopafdeling een “budget per artikel”, het gaat echter om een voorspelling van de “productie per artikel” respectievelijk de “verkoop per artikel”. Een ander voorbeeld is de voorraad definitie die verschilt van afdeling tot afdeling: fysieke voorraad, verkoopbare voorraad, voorraad in huis, enz. In een BI omgeving zijn deze bedrijfsdata inclusief definities opgenomen. Als het goed is dan zijn ook duidelijk onderscheidende namen opgenomen, zoals productiebudget en verkoopbudget. Niet altijd is de naam verklarend genoeg en soms wordt dezelfde naam meerdere keren gebruikt. Een medewerker loopt dan het gevaar verkeerd gebruik te maken van de BI omgeving.

 

Naast eigen definities heeft iedere afdeling haar eigen processen en werkwijzen. Afdelingsmedewerkers kennen die processen en werkwijzen, en weten dat data daardoor beïnvloed worden. Bijvoorbeeld orders of facturen die geantedateerd worden, of afgesproken leverdatums die vooruitgeschoven worden. Voor de beoordeling van bedrijfsdata in de BI omgeving is het van belang deze processen en werkwijzen te kennen.

 

Goede documentatie helpt bij het begrijpen van bedrijfsdata in de BI omgeving. De verschillende definities worden vastgelegd en verbeterd wanneer dat nodig is. Bijvoorbeeld als bij het gebruik blijkt dat er onduidelijkheid is. Beschrijvingen van processen en werkwijzen die een duidelijke invloed hebben op de inhoud van de bedrijfsdata worden bij de definities opgenomen. Dat zal niet voldoende zijn. Gebruikers van de BI omgeving zullen zelden eerst de handleiding – de definities – doornemen voordat ze naar de data kijken. Ook bij vermeende fouten in de BI omgeving gaat men eerder naar de beheerder dan naar de documentatie. De beheerder kent de inhoud niet en kan alleen controleren of alles technisch in orde is. Voor de gebruiker is dat onbevredigend, en mogelijk zoekt hij een alternatief voor de BI omgeving. Daarom is er een inhouddeskundige voor de BI omgeving nodig. Dit is iemand die overzicht heeft over de inhoud van de BI omgeving en advies kan geven. De inhoudsdeskundige is het aanspreekpunt voor de gebruiker van de BI omgeving.

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl