Rob Peters - Business Intelligence Consultant

Stel, een organisatie is op een of andere manier in staat alle noodzakelijke rapportages te genereren. Op een of andere manier betekent dit dat enkele ‘handige’ medewerkers de data ophalen, bewerken en distribueren onder collega’s die erom vragen. Uiteindelijk komen de noodzakelijke rapporten op de juiste plek. Is een BI omgeving dan nog wel nodig?

 

Om die vraag te kunnen beantwoorden moet eerst worden bepaald wat het ophalen, bewerken en distribueren van data inhoudt. Bijvoorbeeld, eerst worden de data met behulp van Excel uit enkele bronnen opgehaald. Dan wordt in Excel een bewerking uitgevoerd, zoals berekening of samenvoeging van data. Het Excel bestand wordt geschikt gemaakt voor analyse in Excel of er wordt een plat bestand van gemaakt. Dit bestand wordt dan in een volgende tool ingelezen voor verdere analyse. In de loop van de tijd ontwikkelt het zich tot een complexe set aan stappen. Meestal worden deze stappen uitgevoerd door een wat meer technisch onderlegde medewerker. Deze medewerker begrijpt de bronsystemen waaruit de data worden opgehaald en hij is handig met Excel. Deze medewerker is niet noodzakelijk een analist, maar heeft een functie waarbij monitoren en enige analyse noodzakelijk is. Aan deze oplossing kleven enkele nadelen.

 

Door de verschillende handmatige stappen is de oplossing bewerkelijk en dus tijdrovend. De handige medewerker komt daardoor minder aan zijn taken toe. De verschillende stappen en tools, en de complexiteit van het proces maken het tot een lastig te wijzigen proces. En het proces zal gewijzigd worden omdat de vraag naar informatie en achterliggende data verandert. Het proces is moeilijk overdraagbaar en niet gedocumenteerd. Daardoor bestaat er ook een grote afhankelijkheid. Indien de handige medewerker afwezig is of gewoon geen tijd heeft, dan kunnen afhankelijke medewerkers geen rapportages maken of analyses uitvoeren. Het is een verkeerde vorm van afhankelijkheid omdat ophalen, bewerken en distribueren van data niet tot de taken van de handige medewerker horen.

 

De oplossing heeft ook een inhoudelijk nadeel. Wanneer er meer dan één handige medewerker is dan zijn er ook meerdere definities en meerdere versies van de waarheid. Dat begint met de selectie van de databronnen en bepaling van berekeningen. De definities zijn niet centraal afgestemd maar eerder bepaald door de handige medewerker. Dat is logisch omdat hij in de eerste plaats de data voor eigen werk nodig heeft. De door de handige medewerker geleverde data is ook meestal ongestructureerd, zodat het voor niet ingewijden lastig is hun weg te vinden.

 

Een technisch nadeel is de inefficiënte inrichting. Selecties zijn in Excel gedefinieerd en worden handmatig gestart. Daarom worden de data iedere keer opnieuw volledig geladen op het moment dat de medewerker het proces start. Dat levert een grote belasting op het netwerk. Soms wordt periodiek een snapshot gemaakt en bewaard in Excel. Dat resulteert in een grote belasting van de opslag capaciteit.

 

Aan het op ‘een of ander manier’ ophalen, bewerken en distribueren van data voor rapportages kleeft een groot aantal nadelen. Het is inefficiënt door verkeerde afhankelijkheid, verkeerde definities en verkeerde inrichting. Omdat het voor de organisatie van belang is de genoemde nadelen uit de weg te ruimen en te zorgen voor efficiëntie is de inrichting van een BI omgeving zinvol.

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl