Rob Peters - Business Intelligence Consultant

Text Box: 16/2/2008
Text Box: Strategische, tactische en operationele rapporten

Wat is het verschil tussen strategische, tactische en operationele rapportage? Dat wil zeggen rapportage ter ondersteuning van strategisch, tactisch of operationeel management.

 

Het strategisch management formuleert, implementeert en evalueert beslissingen die verschillende functies (financieel, marketing, HRM, enz.) overstijgen en die een bedrijf in staat stelt haar lange termijn doelen te bereiken. Deze lange termijn doelen omvatten één of meer van de volgende zaken: winstgevendheid, concurrentiepositie, technologisch leiderschap, productiviteit, publieke verantwoordelijkheid, werknemer relaties en werknemer ontwikkeling. Het strategisch management geeft richting aan het bedrijf.

Strategische rapportage laat zien of de doelen worden gehaald. Daartoe worden de doelen meetbaar geformuleerd. Bijvoorbeeld het winstgevendheid doel wordt gedefinieerd als “in vijf jaar een groei bereiken van de netto winst marge van 5% naar 10%”. Het concurrentiepositie doel kan worden gedefinieerd als “gedurende de komende vijf jaar groeien in marktaandeel van product A van de derde naar tweede plaats”. Of een dergelijk doel wordt bereikt is pas na langere tijd geleidelijk waarneembaar. Voorts geldt dat de data, die nodig zijn voor het meten van de lange termijn doelen, vaak moeilijk te verkrijgen zijn (publieke verantwoordelijkheid, werknemer relaties, werknemer ontwikkeling) of van buiten het bedrijf komen (concurrentiepositie, technologisch leiderschap). Strategische rapportage is afgestemd op het lange termijn karakter van de doelen en het feit dat deze data maar enkele keren per jaar beschikbaar komen. Het rapport is slechts één maal per kwartaal of per jaar nodig.

Het strategisch rapport is eenvoudig: het laat alleen de status van de lange termijn doelen zien. De data zijn geaggregeerd tot op het hoogste niveau binnen het bedrijf. Het rapport wordt gebruikt door de raad van bestuur en de directie.

 

Het tactische management formuleert middelen en wegen om bepaalde korte termijn doelen te bereiken. De formulering gebeurt per functie: marketing, financiën, productie, R&D en HRM. Het zijn concrete doelen met een duidelijke tijdslimiet en een verantwoordelijke manager die de strategische lange termijn doelen ondersteunen. Een voorbeeld van een productie doel is “reduceer de tijd tussen besteldatum en leverdatum met 8% (2 dagen) voor 1 juli 2008”. Het tactische management houdt het bedrijf op koers. De tactische rapporten tonen wat, wanneer en hoe het korte termijn doel is bereikt.

Ook de tactische rapporten tonen de status van de doelen op een geaggregeerd niveau. Het niveau is minder geaggregeerd dan het strategische rapport, bijvoorbeeld de business unit of de afdeling. De rapporten zijn wekelijks of maandelijks nodig. De rapporten zijn bedoeld voor managers van business units of afdelingen.

Een interessante rapportage vorm is de “Balanced Score Card”. Deze toont in vier perspectieven doelen, meetwaarden en initiatieven die de visie en strategie van een bedrijf ondersteunen. De perspectieven zijn financieel, klant, interne processen, en leren & groei. Het bevat een juiste mix van korte en lange termijn meetwaarden. Daardoor is het een interessante combinatie van strategische en tactische rapportage.

 

Operationeel management betreft de toewijzing van taken en middelen, grondstoffen, geld en mankracht. Deze toewijzing ondersteunt de tactische doelen. De operationele rapporten tonen inzicht in de dagelijks activiteiten, bijvoorbeeld: het aantal openstaande orders, het voorraadniveau, het aantal leveringen. De rapporten zijn beperkt geaggregeerd tot gedetailleerd: zo wordt het aantal openstaande orders getoond per product of productgroep of per klant of klantgroep. De rapporten worden dagelijks gebruikt door operationele managers.

 

De strategische, tactische en operationele rapporten liggen in elkaars verlengde: van geaggregeerd naar gedetailleerd, van jaarlijks naar dagelijks, van raad van bestuur naar operationele managers, van externe data naar interne data. Belangrijk is een goede koppeling: de lange termijn doelen worden vertaald naar korte termijn doelen, die weer worden vertaald naar operationele activiteiten.

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl