Rob Peters - Business Intelligence Consultant

Als voor het sturen van het bedrijf uitsluitend standaardrapporten worden gebruikt, waarom worden dan nog ad hoc rapporten gemaakt? (zie “Standaard of ad hoc rapporten?”) De reden is dat ad hoc rapporten voor analyses worden gemaakt en die analyses zijn nodig voor verdieping en vernieuwing.

 

Verdieping is nodig ter ondersteuning van standaardrapporten. Omdat standaardrapporten sturing van het bedrijf ondersteunen, hebben ze altijd een geaggregeerd niveau. Deze aggregatie is afhankelijk van het bedrijfsonderdeel waarvoor het standaardrapport bedoeld is. Een divisie heeft een hogere aggregatie nodig dan een afdeling. Een standaardrapport kan tonen dat een bepaald doel niet wordt gehaald. Één of meerdere ad hoc rapporten kunnen dan nodig zijn om te bepalen waardoor dat doel niet wordt gehaald. Bijvoorbeeld, de omzet van een bepaald product blijft achter. Dan moet worden onderzocht of dat wordt veroorzaakt door vervanging door een ander identiek product, of activiteiten van een vertegenwoordiger, of voorraad tekort, of afnemende vraag. Voor deze onderzoeken worden rapporten over verschillende delen van de bedrijfsdata gemaakt. Ieder van deze rapporten kan weer verder verdiept worden. Dit soort onderzoeken is vaak gericht en volgt een vast patroon. Het vastleggen van een dergelijk onderzoek in een patroon van standaardrapporten is mogelijk maar niet aan te bevelen omdat het een beperking is. Het is onnodig omdat rapporten steeds eenvoudiger te maken zijn. Wel is het nodig de resultaten van de ad hoc rapporten te controleren met het standaardrapport dat het startpunt van de analyse was.

 

Een bedrijf heeft analyses nodig voor vernieuwing, dat wil zeggen voor de ontwikkeling van nieuwe producten of de verovering van nieuwe markten. Hiervoor wordt een uitgebreider deel van de bedrijfsdata gebruikt dan voor de verdieping. Terwijl voor de verdieping via vaste patronen wordt geanalyseerd, wordt voor vernieuwing een meer vrije analyse gebruikt. Met een doel voor ogen – bijvoorbeeld het ontdekken van nieuwe markten – wordt de bedrijfsdata doorzocht naar interessante zaken. Dit is een uitputtende exercitie als de BI omgeving uitgebreid is en de bedrijfsdata omvangrijk. Dan is een Data Mining analyse een goed startpunt (zie “Gericht informatie zoeken”). Een Data Mining analyse kan een aantal relevante combinaties bepalen. Bijvoorbeeld een product A wordt door verkopertype X binnen 10 km van de kust goed verkocht. Dergelijke Data Mining resultaten worden niet altijd meteen begrepen en worden dan verder onderzocht met ad hoc rapporten.

 

Ad hoc rapporten dienen ter verdieping van standaard rapporten en ondersteuning van vernieuwingen binnen het bedrijf. Voorwaarde is een BI omgeving die ad hoc rapporten ondersteunt en toestaat.

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl