Rob Peters - Business Intelligence Consultant

Text Box: 2/2/2008
Text Box: Standaard– of ad hoc rapporten?

Medewerkers van bedrijven krijgen steeds meer toegang tot steeds meer bedrijfsdata. Dat komt omdat data toegankelijker is en rapporten (lijsten, grafieken) eenvoudiger zijn te maken. Het gevolg is dat medewerkers zelf rapporten maken en daarbij hun eigen definities gaan hanteren. Daardoor ontstaan er meerdere versies van de waarheid. Om eindeloze discussies over welke rapporten de waarheid weergeven te voorkomen zijn standaardrapporten nodig.

 

De ontwikkeling van een Business Intelligence (BI) omgeving met centraal vastgelegde definities van meetwaarden, prestatie-indicatoren en business rules kan meerdere versies van de waarheid niet voorkomen. Een BI omgeving wordt in het leven geroepen om centraal eenduidige en geïntegreerde bedrijfsdata ter beschikking te stellen. Daarmee draagt het bij aan de toegankelijkheid van bedrijfsdata. Het is een verbetering ten opzichte van de situatie waarin medewerkers op verschillende wijze zich toegang verschaffen tot bedrijfsdata. De wijze van toegang verschaffen bepaalt de definitie van de data. Daarin bevinden zich namelijk de keuze van de bron en de selectiecriteria. Bijvoorbeeld, de omzet bepaald vanuit de verkooporders geeft een andere waarde dan die bepaald uit de boekhouding. In een BI omgeving zijn de bron en de selectiecriteria zoveel mogelijk gestandaardiseerd. De medewerkers krijgen daarmee een omgeving met gestandaardiseerde bedrijfsdata ter beschikking voor rapportage. Echter, omdat in de rapporten ook definities worden vastgelegd ontstaan hier weer verschillen. Dit is een groot probleem wanneer de rapporten worden gebruikt om het bedrijf te sturen, want verschillende resultaten in rapporten leiden tot onenigheid over de “stuurrichting”. Dan wordt er gediscussieerd over het resultaat terwijl er beslissingen over te nemen acties nodig zijn. Daarom moet ook de rapportage worden gestandaardiseerd. Dat houdt in dat de definitie van de rapporten centraal wordt bepaald, getest en goedgekeurd. Het gaat hierbij alleen om de rapporten die nodig zijn voor de sturing van het bedrijf. Het is daarom een beperkte set aan rapporten die goed op elkaar en op de bedrijfsstrategie zijn afgestemd.

 

De set aan standaardrapporten is niet statisch. Ze kan veranderen als gevolg van gewijzigde inzichten of van wijziging van de bedrijfskoers. Daarnaast krijgt een aantal medewerkers de mogelijkheid om ad hoc rapporten te maken. Dit zijn tijdelijke rapporten die analyses ondersteunen. Ze worden niet gecontroleerd en niet in een centrale instantie goedgekeurd. Daarom mogen ze niet worden gebruikt in de sturing van het bedrijf. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor hun eigen ad hoc rapporten. De standaardrapporten worden centraal gedefinieerd, centraal verspreid, en vallen onder de verantwoording van een centrale instantie zoals een BI competentie centrum.

 

Zie ook “Beperk je rapportage voor optimale besturing

  “Waarom ad hoc rapporten

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl