Rob Peters - Business Intelligence Consultant

Wanneer men toegang heeft tot alle bedrijfsdata is het verleidelijk daar ook veel rapporten over te maken. Een rapport is in dit geval een lijst of een grafiek waarin de data tegen elkaar zijn uitgezet. In die veelheid aan rapporten schuilt het gevaar van stuurloosheid van het bedrijf.

 

Hoe meer rapporten hoe beter de organisatie in beeld komt. Zo redeneert men terecht. Aan de hand van rapporten kan in detail de organisatie in kaart worden gebracht. Bijvoorbeeld de voorraad wordt per dag, per artikel en per waarhuis locatie gevolgd. Of de verkoop wordt per dag, per artikel en per klantgroep weergegeven. De vraag is of alle informatie over het bedrijf nodig is om het bedrijf goed te sturen. Want uiteindelijk is dat het doel van al de rapporten: het kunnen sturen van het bedrijf.

 

Een auto is een mooi voorbeeld van beperkte rapportage voor een optimale besturing. Aan de auto kan men allerlei zaken meten: temperatuur motor, bandenspanning, verplaatsingssnelheid, compressiedruk, CO2 uitstoot, enz. Echter, voor het goed besturen heeft men slechts een beperkte informatie nodig en die is weergegeven in het dashboard van een auto. Alle overige informatie is overbodig en leidt af van het werkelijke besturen van de auto. Extra informatie kan zelfs contraproductief werken. Tijdens een noodrem ben je niet geïnteresseerd in de slijtagekosten aan de banden of de energiekosten aan brandstof. Gelukkig krijg je als autobestuurder niet meer dan de noodzakelijke informatie.

 

Wat voor een autobestuurder geldt, dat geldt ook voor de ‘bestuurders’ van een bedrijf: niet meer informatie dan nodig voor besturing. Met bestuurders is niet alleen de raad van bestuur bedoeld, maar iedereen binnen een bedrijf die stuurt: de directeur, het afdelingshoofd, de magazijnbeheerder. Omdat er binnen een bedrijf meer bestuurders zitten dan in een auto is het lastig het bedrijf één kant op te sturen. Daarvoor moet iedereen informatie krijgen die dezelfde kant op wijst. Dat kan alleen als die informatie goed op elkaar is afgestemd en beperkt is tot het hoogst noodzakelijke.

 

Bijvoorbeeld, wat gebeurt er als de informatie die de inkoper, de magazijnbeheerder en de verkoper van een bedrijf krijgen niet op elkaar is afgestemd. Als de inkoper informatie krijgt over kosten per leverancier dan zal hij zoeken naar de goedkoopste leverancier. Als de magazijnbeheerder informatie krijgt over voorraadkosten dan zal hij streven naar geringe voorraad, vooral van dure of vergankelijke of omvangrijke artikelen. Als verkoper van zijn klanten veel klachten krijgt over late leveringen dan zal hij de voorkeur geven aan snelleverende leveranciers en een grote voorraad van snelverkopende artikelen. De geleverde informatie draagt niet bij aan een optimale bedrijfsvoering want iedereen streeft naar een locaal optimum. Het is beter als de informatie die de inkoper, de magazijnbeheerder en de verkoper krijgen het streven naar een bedrijfsoptimum ondersteunt. Een voorbeeld van een bedrijfsoptimum is klantenbinding. Indien het bedrijf streeft naar klantbinding dan heeft de verkoper informatie nodig over beschikbaarheid van artikelen (voorraden en levertijden). De magazijnbeheerder wordt niet meer gewaarschuwd over de kosten maar over dreigende te korten in voor de klant belangrijke artikelen. De inkoper krijgt informatie over leverbetrouwbaarheid van leveranciers, terwijl informatie over de kosten alleen wordt gegeven wanneer een bepaalde range wordt overschreden. Zo wordt de beschikbare informatie op elkaar afgestemd en beperkt tot het noodzakelijke.

 

Door de bestuurders van een bedrijf slechts rapporten met op elkaar afgestemde informatie te geven zijn ze beter in staat het bedrijf in één en dezelfde richting te sturen.

 

Zie ook “Standaard- of ad hoc rapporten?”

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl