Rob Peters - Business Intelligence Consultant

Text Box: 8/3/2008
Text Box: Wanneer ontstaat “data overflow”?

Medewerkers in een bedrijf krijgen steeds beter toegang tot bedrijfsdata voor rapportage en analyse. Dit kan leiden tot een overdaad aan data waardoor men de focus kwijtraakt. Er ontstaat een “data overflow”. Wanneer ontstaat deze “data overflow”?

 

Bijvoorbeeld in een bedrijf wordt een Data Warehouse project gestart. Enkele van de doelen van het project zijn het standaardiseren en automatiseren van rapportages, het ontlasten van de IT afdeling, en centrale definities. De centrale definities zijn essentieel want zo wordt in het Data Warehouse één versie van de waarheid gecreëerd. Er wordt een inventarisatie gemaakt van de gewenste informatie en de gewenste rapportages. Daarbij worden afdelingsmanagers en medewerkers betrokken. De gewenste informatie wordt centraal, over de afdelingen heen, gedefinieerd (één versie van de waarheid). De rapporten zijn vaak afdelingspecifiek en ze ondersteunen de bestaande werkwijze van de afdeling. Omdat de rapporten zijn gebaseerd op bestaande rapporten zit daarin ook de beperking die de handmatige rapportage heeft. In de handmatige rapporten was het niet mogelijk verschillende versies van artikelen te bekijken omdat die niet werden bewaard. In verschillende deelprojecten wordt het Data Warehouse opgebouwd. De deelprojecten volgen min of meer de afdelingen: financiële administratie, inkoop, verkoop, productie en artikel beheer. Het grote geheel wordt goed in de gaten gehouden en er ontstaat een centraal Data Warehouse met eenduidige definities van onder andere klant, leverancier, artikel, omzet, marge en voorraad. Iedere afdeling gebruikt haar eigen specifieke deel van dit centraal Data Warehouse.

 

Het Data Warehouse wordt jaren gebruikt. In die tijd groeit het gestaag. De gebruikers zijn tevreden omdat ze toegang hebben tot de gewenste informatie. Echter, iedereen gebruikt zijn eigen kleine deel van het Data Warehouse. Slechts enkele medewerkers hebben het overzicht van wat er allemaal in het Data Warehouse zit. Soms heeft niemand dat overzicht. Dat heeft verschillende redenen: het team dat het Data Warehouse heeft opgezet is niet meer aanwezig, bij ontwikkeling betrokken medewerkers zijn vertrokken. Dit gebeurt ondanks de goede documentatie, want een goed overzicht krijg je pas wanneer je lang met alle onderdelen van het Data Warehouse hebt gewerkt.

 

Op een gegeven moment gaan medewerkers over de schutting kijken. Bijvoorbeeld, ze vragen om informatie en ontdekken dat collega’s van andere afdelingen die informatie al jaren gebruiken. Of gewoon door uitwisseling van informatie ontstaat het besef dat het Data Warehouse omvangrijker is dan vermoed. Dan realiseert men zich ook dat beperkingen wegvallen en het aantal te beantwoorden vragen “onbeperkt” wordt. Er ontstaat een situatie van herbezinning over welke vragen beantwoord moeten worden en dus welke data gebruikt gaat worden. Bijvoorbeeld, voorheen had men alleen beschikking over productie forecast, nu komt daar verkoop forecast bij. Dan moet er een keuze worden gemaakt voor de bepaling van het ‘aantal dagen voorraad’ (voorraad/forecast). Dit is wellicht het goede moment de focus opnieuw te bepalen en de mogelijkheden van het Data Warehouse optimaal te benutten voor de sturing van het bedrijf (zie “Beperk je rapportage voor optimale besturing”).

 

Data overflow ontstaat pas wanneer men zicht de mogelijkheden van het Data Warehouse realiseert. Het Data Warehouse kan dan al enige tijd een uitgebreide bron van bedrijfsdata voor rapportage en analyse zijn. Het is de perceptie van de medewerker waardoor die zich de mogelijkheden buiten de bestaande paden realiseert.

 

Zie ook: “Data overflow

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl

Reacties? Mail naar info@rob-peters.nl